Preservar el patrimonio audiovisual es una empresa compleja. Sin embargo, con demasiada frecuencia nos encontramos con proyectos basados en plazos y supuestos demasiado optimistas, sobre todo por parte de clientes nuevos en este campo. Exploremos por qué ocurre esto y cómo podemos colaborar para solucionarlo.
Un reto común
Take, for example, a recent inquiry from a Chinese client who had 25,000 U-matic tapes to digitize. The client requested a proposal for purchasing 10 U-matic VTRs, believing this would enable them to complete the project within six months. Digitizing such a large volume of tapes involves more than just acquiring hardware, their plan overlooked critical factors such as equipment setup, operator training, quality control criteria and workflow optimization.
Entendemos que, tras años de inactividad, es tentador pensar que las operaciones pueden ampliarse rápidamente. Sin embargo, los proyectos de digitalización de esta magnitud requieren mucho tiempo, recursos y conocimientos especializados.
Retos a la hora de elaborar una solicitud de propuestas (RFP) eficaz
La finalidad de la RFP es esbozar los objetivos y requisitos del cliente para los proveedores. Sin embargo, en los casos en que el cliente carece de experiencia, las RFP suelen incluir especificaciones que no sólo son poco prácticas, sino también contraproducentes para alcanzar los objetivos del proyecto. Por ejemplo:
- Los clientes pueden especificar el equipo o el software equivocado para la tarea.
- Establecer plazos que no tienen en cuenta las complejidades de la digitalización a gran escala.
- Las RFP suelen imponer rígidamente el cumplimiento de una lista de materiales (BOM) o una lista de cantidades (BOQ), sin dejar margen para que los proveedores propongan soluciones alternativas.
En estos casos, los proveedores se encuentran en una situación difícil. Aunque los proveedores deben cumplir los requisitos establecidos en la solicitud de propuestas, también reconocemos que la adhesión rígida a estas especificaciones puede dar lugar a resultados subóptimos que no cumplan los verdaderos objetivos del cliente.
El papel del vendedor: salvar las distancias
En NextArchive somos conscientes de que muchos clientes carecen de los conocimientos técnicos necesarios para redactar solicitudes de propuestas realistas, lo cual es totalmente comprensible. Lo que importa es cómo pueden intervenir los proveedores para guiar a los clientes hacia soluciones más prácticas y factibles. Así es como abordamos estos retos:
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Comprender los objetivos:
Nuestro primer paso es siempre comprender los objetivos del cliente. ¿Cuál es la finalidad última del proyecto? ¿Qué resultados son los más importantes? Esta información nos permite adaptar nuestras recomendaciones en consecuencia.
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Providing expert guidance:
Si detectamos expectativas o especificaciones poco realistas en una RFP, aportamos comentarios constructivos. Explicamos por qué determinados requisitos pueden no ajustarse a los objetivos del proyecto y ofrecemos alternativas más prácticas y eficaces.
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Ofrecer soluciones transparentes:
Para generar confianza, vamos más allá de las simples recomendaciones. No nos limitamos a recomendar cambios, sino que detallamos las soluciones que proponemos, describiendo las ventajas y los posibles inconvenientes. Esta transparencia garantiza a los clientes una comprensión clara de cómo nuestro enfoque apoya los objetivos.
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Establecer plazos realistas:
El archivo digital y el desbloqueo de decenas de miles de cintas en un breve plazo de tiempo puede parecer atractivo, pero rara vez es factible sin comprometer la calidad. Trabajamos con los clientes para elaborar plazos realistas que equilibren la eficiencia con la minuciosidad.
Recomendaciones contratantes
Para que el proyecto salga bien y sin contratiempos, recomendamos lo siguiente:
- Engage Vendors early: before finalizing an RFP, consult vendors to gain insights into the practical requirements of your project.
- Focus on Objectives: clearly state your goals in the RFP but remain open to alternative solutions that vendors may propose.
- Trust Expertise: acknowledge that vendors, such as NextArchive or Consultancy firms such as PwC, bring years of specialized experience. Their insights can significantly guide your project toward success by offering technologies, frameworks and strategic solutions that are aligned with your objectives and compliance requirements.
En NextArchive, nos comprometemos a ayudar a nuestros clientes en todas las etapas de su proceso de conservación. Con nuestra experiencia técnica y metodologías probadas, ayudamos a convertir objetivos ambiciosos en proyectos de éxito.
